Pour une gestion des congés Excel fiable, il faut quatre onglets (salariés, absences, jours fériés, planning), une formule NB.JOURS.OUVRES.INTL qui compte les jours ouvrables en excluant le dimanche et les fériés, une formule SOMME.SI.ENS qui additionne les congés validés, et un solde égal aux jours acquis moins les jours pris. Voici la structure à recopier, les formules en français et en anglais, les droits de six pays et le moment où le tableur ne suffit plus. À jour au 11 novembre 2026.
En bref :
- Un tableau structuré par onglet (Insertion > Tableau), jamais des plages libres : les formules suivent quand on ajoute une ligne.
- Jours décomptés : =NB.JOURS.OUVRES.INTL(C2;D2;11;Feries[Date]), le code 11 ne retirant que le dimanche.
- Jours pris : SOMME.SI.ENS sur le matricule, le type « Congé payé » et le statut « Validé ».
- Acquisition : 2 jours ouvrables par mois au Sénégal et au Bénin, 2,2 en Côte d’Ivoire, 1,5 au Cameroun et au Maroc, 1 en RDC.
- Listes déroulantes et mise en forme conditionnelle pour limiter les erreurs de saisie et repérer les soldes négatifs.
- Au-delà de quelques dizaines de salariés ou de deux sites, les versions du fichier et la validation par e-mail deviennent le vrai problème.
Pourquoi la gestion des congés Excel reste le point de départ
La plupart des PME commencent par un classeur : il est déjà installé et suffit pour une équipe de dix ou vingt personnes. Le problème est la construction : un fichier où l’on tape « 5 jours » à côté d’un nom, sans dates, ne permet ni de recalculer un solde, ni de répondre à l’inspection du travail, ni de préparer l’allocation de congé en paie. Une gestion des congés Excel bien conçue repose sur une règle simple : on saisit des dates, Excel calcule les jours. La méthode générale (période de référence, planning, validation) est détaillée dans notre guide de la gestion des congés ; cet article se concentre sur le classeur lui-même.
Le modèle de gestion des congés Excel, onglet par onglet
Voici le modèle de gestion des congés Excel à recopier. Transformez chaque liste en tableau structuré (Insertion > Tableau) et donnez-lui un nom dans l’onglet Création de tableau : Salaries, Absences, Feries, Listes. Les références du type Absences[Jours] suivent le tableau quand il s’allonge.
| Onglet (nom du tableau) | Colonnes à créer | Rôle |
|---|---|---|
| Paramètres | B1 : date de début de la période de référence (nommez la cellule DebutPeriode) | Une seule date à changer chaque année |
| Salariés (Salaries) | Matricule, Nom, Site, Pays, Date d’entrée, Droit mensuel, Jours d’ancienneté, Report N-1, Mois acquis, Acquis, Pris, Solde | Un salarié par ligne, le solde calculé |
| Absences (Absences) | Matricule, Type, Début, Fin, Jours, Statut, Validé par, Date de validation, Commentaire | Une demande par ligne, jamais de cumul |
| Fériés (Feries) | Date, Libellé, Pays | Jours exclus du décompte |
| Listes (Listes) | Types d’absence, Statuts, Sites | Source des listes déroulantes |
| Planning | Matricules en lignes, dates en colonnes | Vue d’équipe et chevauchements |
Dans une gestion des congés Excel, le nombre de jours n’est jamais saisi : il est calculé à partir des dates.
Les formules de la gestion des congés Excel
Les formules supposent un Excel en français (séparateur point-virgule) ; en anglais, le nom change et le séparateur devient la virgule. Toutes figurent dans la documentation de Microsoft, par exemple la page de la fonction NB.JOURS.OUVRES.INTL.
Compter les jours d’une absence
Dans la colonne Jours de l’onglet Absences : =NB.JOURS.OUVRES.INTL([@Début];[@Fin];11;Feries[Date]) (anglais : =NETWORKDAYS.INTL([@Début],[@Fin],11,Feries[Date])). La fonction compte la date de début et la date de fin. Le troisième argument fixe le week-end : 1 retire samedi et dimanche, 11 retire le dimanche seul, et une chaîne de sept caractères comme "0000001" permet tout autre calendrier (1 = jour chômé, en partant du lundi).
Ce choix n’est pas anodin. Au Sénégal, le Code du travail de 2026 définit le jour ouvrable comme tout jour de la semaine sauf le repos hebdomadaire et les fériés chômés (article 3). Les droits du Sénégal, de la Côte d’Ivoire, du Cameroun, du Bénin et de la RDC sont exprimés en jours ouvrables : le samedi est décompté. La fonction NB.JOURS.OUVRES, sans « .INTL », retire toujours le samedi et sous-estime donc les jours pris. Au Maroc, le Code parle de jours de travail effectif : alignez l’argument sur le calendrier réel de l’entreprise.
Calculer les jours acquis
Dans l’onglet Salariés, colonne Mois acquis : =DATEDIF(MAX([@[Date d’entrée]];DebutPeriode);AUJOURDHUI();"m") (anglais : =DATEDIF(MAX(...),TODAY(),"m")). DATEDIF renvoie le nombre de mois complets ; MAX évite de compter des mois antérieurs à l’embauche. Colonne Acquis : =[@[Mois acquis]]*[@[Droit mensuel]]+[@[Jours d’ancienneté]]+[@[Report N-1]]. Les mois d’absence non assimilés à du travail effectif (un congé sans solde, par exemple) doivent être retirés à la main : notez-les dans le commentaire.
Additionner les jours pris et obtenir le solde
La version la plus simple, =SOMME.SI(Absences[Matricule];[@Matricule];Absences[Jours]) (SUMIF), additionne toutes les absences, maladies comprises. Pour ne retenir que les congés payés validés : =SOMME.SI.ENS(Absences[Jours];Absences[Matricule];[@Matricule];Absences[Type];"Congé payé";Absences[Statut];"Validé") (anglais : SUMIFS, même ordre d’arguments, la plage à additionner en premier). Le solde est enfin =[@Acquis]-[@Pris].
Remplir le planning d’équipe
Dans l’onglet Planning, avec les matricules en colonne A et les dates en ligne 2 : =NB.SI.ENS(Absences[Matricule];$A3;Absences[Début];"<="&C$2;Absences[Fin];">="&C$2;Absences[Statut];"Validé") (anglais : COUNTIFS). La cellule vaut 1 si le salarié est absent ce jour-là. Une ligne de total par colonne (=SOMME(C3:C40)) donne le nombre d’absents par jour.
Fiabiliser le fichier : listes déroulantes, contrôles et couleurs
Trois réglages évitent la majorité des erreurs d’une gestion des congés Excel.
- Liste déroulante : sélectionnez la colonne Type, puis Données > Validation des données > Autoriser : Liste, et pointez la source vers la colonne de l’onglet Listes. Même chose pour Statut (Demandé, Validé, Refusé, Annulé) et Site. Une faute de frappe (« conge paye ») sortirait sinon la ligne du calcul SOMME.SI.ENS.
- Contrôle des dates : sur la colonne Fin, une validation personnalisée =D2>=C2 refuse une fin antérieure au début.
- Mise en forme conditionnelle : Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle > Utiliser une formule. Sur la colonne Solde, =$L2<0 en rouge ; sur le planning, =C3>0 colore les jours d’absence ; sur la ligne de total, une règle en orange au-delà du nombre d’absents que l’équipe peut supporter.
L’onglet Fériés mérite un soin particulier. Les fêtes religieuses suivent le calendrier lunaire et changent de date chaque année ; certaines ne sont fixées que quelques jours avant. Mettez l’onglet à jour en début d’année d’après la liste officielle, avec une colonne Pays si vous avez plusieurs filiales. Un férié oublié, c’est un jour de congé décompté à tort.
Les droits à congé à paramétrer, pays par pays
La colonne Droit mensuel dépend du pays. Le tableau ci-dessous reprend le régime légal de base, hors majorations d’ancienneté et dispositions plus favorables des conventions collectives, qui varient et se saisissent dans la colonne Jours d’ancienneté.
| Pays | Acquisition | Base annuelle | Texte |
|---|---|---|---|
| Sénégal | 2 jours ouvrables par mois | 24 jours | Code du travail 2026 (loi n° 2026-18), art. 249 |
| Côte d’Ivoire | 2,2 jours ouvrables par mois | 26,4 jours | Loi n° 2015-532, art. 25.1 |
| Cameroun | 1,5 jour ouvrable par mois | 18 jours | Loi n° 92/007, art. 89 |
| Bénin | 2 jours ouvrables par mois | 24 jours | Loi n° 98-004, art. 158 |
| RDC | au moins 1 jour ouvrable par mois | 12 jours | Loi n° 015/2002, art. 141 |
| Maroc | 1,5 jour de travail effectif par mois, après 6 mois de service continu | 18 jours | Loi n° 65-99, art. 231 |
Chiffres valables en 2026 ; report, fractionnement et allocation sont détaillés dans nos pages gestion des congés au Sénégal et gestion des congés en Côte d’Ivoire, et pour les six pays dans le comparatif gestion des congés en Afrique. Pour les moins de 18 ans, le droit est plus élevé dans la plupart de ces pays : prévoyez une valeur propre dans la colonne Droit mensuel plutôt qu’une formule unique.
Les limites d’une gestion des congés Excel
Une gestion des congés Excel bien construite tient la route pour une équipe stable sur un site. Ses limites apparaissent avec la taille.
- Les versions : « conges_2026_v3_final.xlsx » envoyé par e-mail, modifié par deux personnes, et plus personne ne sait quel solde est le bon. La co-édition en ligne réduit le risque sans tracer qui a validé quoi.
- La validation : le statut « Validé » est une cellule que n’importe quel utilisateur du fichier peut modifier. Il n’y a ni circuit d’approbation, ni trace horodatée opposable en cas de litige.
- Le solde en temps réel : le salarié ne voit pas son solde ; il le demande aux RH, qui ouvrent le fichier, qui doit être à jour.
- Le multi-sites et le multi-pays : un droit mensuel, un calendrier de fériés et parfois un jour de repos différents par pays multiplient les colonnes et les exceptions.
- La paie : les jours pris et l’allocation de congé doivent être recopiés dans le logiciel de paie, avec un risque d’écart à chaque mois.
- Les données personnelles : un arrêt maladie dans un fichier qui circule par e-mail pose une question de confidentialité.
Quand passer de la gestion des congés Excel à un logiciel
Les signaux : des heures chaque mois à réconcilier les soldes, des demandes perdues dans les messageries, deux sites ou plus, des salariés de terrain sans accès au fichier, un historique reconstitué pour un contrôle. Notre article logiciel RH ou Excel détaille les seuils de bascule.
Le module Time de Socium reprend cette logique sans fichiers : le salarié fait sa demande depuis l’application mobile et y voit son solde, le responsable approuve dans un circuit de validation, et les absences validées passent directement en paie, avec les règles de chaque pays. Pour passer de la gestion des congés Excel à un logiciel de temps et absences, gardez votre classeur : son onglet Salariés (droits, reports, dates d’entrée) sert de fichier de reprise.
Questions fréquentes
Quelle formule utiliser pour la gestion des congés Excel en jours ouvrables ?
NB.JOURS.OUVRES.INTL avec le code 11, qui ne retire que le dimanche, et la plage des jours fériés en quatrième argument. NB.JOURS.OUVRES retire aussi le samedi et donne un compte en jours ouvrés.
Comment calculer le solde dans une gestion des congés Excel ?
Solde = jours acquis (mois de service × droit mensuel + ancienneté + report) moins les jours pris, obtenus avec SOMME.SI.ENS sur les congés payés validés du salarié.
Comment exclure les jours fériés du décompte ?
Listez-les dans un onglet dédié, sous forme de tableau, et passez la colonne Date en dernier argument de NB.JOURS.OUVRES.INTL. Mettez-la à jour chaque année.
Existe-t-il un modèle gratuit de gestion des congés Excel ?
Le tableau de structure de cet article en tient lieu : recopiez les onglets et les colonnes, puis collez les formules. Tout modèle de gestion des congés Excel doit être adapté au droit mensuel et aux fériés de votre pays.
Combien de jours de congé un salarié acquiert-il par mois ?
Selon le régime légal de base en 2026 : 2 jours ouvrables au Sénégal et au Bénin, 2,2 en Côte d’Ivoire, 1,5 au Cameroun et au Maroc (jours de travail effectif), au moins 1 en RDC. Les conventions collectives et l’ancienneté peuvent ajouter des jours.
Comment éviter que deux salariés d’une équipe partent en même temps ?
Avec l’onglet Planning : NB.SI.ENS marque les absents par jour, une ligne de total les additionne et une mise en forme conditionnelle signale le dépassement du seuil.
Ce qu’il faut retenir
- Une gestion des congés Excel fiable repose sur des dates saisies et des jours calculés, jamais l’inverse.
- NB.JOURS.OUVRES.INTL avec le code 11 et un onglet Fériés respecte le décompte en jours ouvrables.
- SOMME.SI.ENS, listes déroulantes et mise en forme conditionnelle sécurisent les soldes.
- Le droit mensuel se paramètre par pays et se vérifie chaque année.
Si vos soldes vivent dans plusieurs fichiers ou plusieurs pays, réservez une démo : nous partirons de votre classeur actuel.
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